Éduquez vos clients pour qu'ils payent à l'heure

Les bénéfices de l’éducation des clients

L’éducation des clients au respect des délais de paiement constitue un véritable levier de performance pour l’entreprise. En premier lieu, cela améliore considérablement les relations commerciales. Une communication claire et des attentes bien définies renforcent la confiance entre client et fournisseur permettant ainsi d’éviter toute tension.

Par ailleurs, cette démarche réduit les retards de paiement et les litiges. Lorsque les clients comprennent pleinement les conséquences de leurs actions, ils sont plus enclins à respecter les délais, créant ainsi un cercle vertueux. Moins de retards signifie une meilleure prévisibilité des entrées de trésorerie, ce qui facilite la planification des investissements et des dépenses. L’entreprise peut optimiser ses flux financiers, réduire ses besoins en financement externe et consacrer davantage de ressources à son développement.

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Mettre en place une stratégie d’éducation progressive

Pour maximiser l’efficacité de l’éducation client, il est essentiel de développer une approche progressive et adaptée.

Informer vos prospects et/ou clients dès la négociation commerciale

Les conditions de paiement doivent être clairement intégrées dans les contrats et CGV, documents transmis aux clients. Assurez-vous aussi qu’elles leur soient expliquées oralement. Cette double communication évite les malentendus qui pourraient survenir ultérieurement et amener à des retards de paiement.

Adapter votre communication en fonction de vos clients : nouveaux vs anciens

Vous devez communiquer différemment selon que votre client soit existant ou nouveau :

• Les nouveaux clients doivent recevoir des explications détaillées sur les conditions de paiement dès le départ. Cela inclut une présentation claire des échéances, des moyens de paiement disponibles et des éventuelles pénalités en cas de retard. Une communication proactive dès les premières interactions permet d’établir une base solide pour une collaboration harmonieuse.
• Pour les clients existants, il est important de s’appuyer sur leur historique. Si un client a régulièrement respecté les délais de paiement, il n’est pas forcément nécessaire de remettre les points sur les i. En revanche, pour un client souvent en retard, vous devrez rappeler de façon claire, transparente et ferme (tout en restant respectueux) les conditions de règlement et les délais contractuels convenus. Trouver cet équilibre entre fermeté et bienveillance est essentiel pour maintenir une relation professionnelle de qualité tout en encourageant le respect des échéances.

Créer un guide du paiement

Pourquoi ne pas rédiger un guide du paiement ? Ce document regrouperait toutes les informations utiles pour vos clients : conditions et moyens de paiement autorisés, RIB, personnes dans votre entreprise à contacter en cas de besoin, tutoriels vidéos pour expliciter les process de paiement en ligne, une FAQ… Il deviendrait ainsi une référence accessible et pratique, réduisant les sources d’erreurs ou d’oublis.

Inciter les clients à payer plus vite grâce à l’escompte

Inciter les clients à payer dans les délais peut passer par des avantages financiers. Par exemple, proposer une remise pour paiement anticipé (escompte) ou attribuer des points supplémentaires dans un programme de fidélité sont des moyens efficaces pour encourager un comportement exemplaire.

Formez aussi vos équipes en interne

La sensibilisation des équipes internes (force de vente, service recouvrement…) à la culture cash est cruciale. Vos collaborateurs doivent être formés aux enjeux des retards de paiement et savoir comment transmettre les messages aux clients. Une communication cohérente et professionnelle renforce la crédibilité de vos actions.

Assurer un suivi régulier grâce à un logiciel de recouvrement

L’éducation de vos clients aux conséquences des retards de paiement doit aussi s’accompagner de votre côté d’un suivi rigoureux et régulier. En effet, vous ne pouvez pas demander à vos clients de payer en temps et en heure si vous-même ne savez pas quelles sont les factures en souffrance et depuis combien de temps.

Un logiciel de recouvrement, comme LeanPay, joue ici un rôle déterminant. Il permet d’automatiser le suivi des paiements en récupérant en temps réel vos factures, leurs dates d’échéance et les paiements, de façon à identifier immédiatement chaque retard.

L’automatisation est également complétée par la personnalisation des relances. Plutôt que d’envoyer des mails génériques et identiques à tous vos clients, LeanPay permet d’adapter les messages en fonction de l’historique de paiement de votre client. Vous pouvez utiliser des variables pour l’appeler par son nom, lui indiquer la situation de son compte client chez vous etc. Les factures sont automatiquement ajoutées en PJ des mails. Cette approche plus humaine améliore l’efficacité des relances tout en préservant la relation commerciale.

Par ailleurs, l’envoi d’une relance préventive, quelques jours avant l’échéance, constitue une mesure efficace. Ces rappels limitent les oublis et incitent les clients à agir dans les temps.

Un logiciel de recouvrement comme LeanPay vous permet en plus d’automatiser les relances. C’est une solution indispensable pour gagner du temps. Avec notre outil, vous pouvez programmer l’envoi de vos relances avant et après l’échéance des factures. Cette automatisation permet aux équipes finances de se concentrer sur d’autres tâches importantes tout en assurant une communication cohérente et régulière avec les clients.

LeanPay est également très flexible et vous permet de créer différents scénarios de relance, adaptés aux comportements de paiement de chaque client. Vous pouvez personnaliser la fréquence des relances, le moment de leur envoi, le canal de communication et le message en fonction de vos critères. Vous segmentez vos clients comme vous le souhaitez : TPE/grands comptes, clients à risque/clients fiables, contenu en anglais/contenu en français, clients qui payent par virement/clients qui payent par chèque etc. Les possibilités sont vastes ! Cette approche sur mesure améliore significativement les taux de recouvrement tout en renforçant la satisfaction client. En combinant automatisation et personnalisation, vous assurez un suivi optimal tout en préservant une relation commerciale positive.

Pour simplifier encore davantage la phase de paiement, LeanPay vous permet de donner accès à vos clients à un portail interactif. Accessible depuis les SMS ou mails de relance, il offre au client la possibilité de consulter ses factures et de les régler directement en ligne via divers moyens de paiement (CB, prélèvement, e-virement).

Enfin, l’analyse des comportements de paiement constitue un atout supplémentaire. En identifiant les tendances et les clients à risque, vous pouvez ajuster vos stratégies et anticiper les problèmes, renforçant ainsi l’efficacité de votre gestion financière.

LeanPay propose aussi de nombreuses autres fonctionnalités (gestion du risque, des litiges, du contentieux..). Demandez une démo pour en savoir plus. C’est rapide et gratuit !