DSO : définition, calcul et optimisation

Le DSO est un indicateur clé de la santé des entreprises. Il joue un rôle capital dans la trésorerie de l'entreprise. En effet, plus le DSO baisse, plus la trésorerie augmente. Il est donc important de le suivre et d'analyser sa performance.

Nous vous expliquons ici en détail toutes les méthodes de calcul du DSO et nous vous proposons même en fin d'article un fichier Excel de calcul de DSO à télécharger GRATUITEMENT 🎁 pour vous aider au quotidien.

Sachez également que notre logiciel LeanPay intègre dans le reporting de recouvrement le DSO calculé en temps réel de l'ensemble de vos clients mais aussi par client.

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DSO : définition

Le DSO ou délai moyen de paiement correspond à la durée moyenne entre la date d'émission d'une facture et la date à laquelle le client règle cette facture.

L'appellation DSO vaut pour "Days Sales Outstanding" en anglais. En français, on le traduit par DMP pour "Délai Moyen de Paiement". Il peut aussi être appelé NJC pour "Nombre de Jours de Crédit Clients".

Autrement dit, c'est le chiffre d'affaires facturé mais pas encore payé. Il s'agit littéralement du "nombre de jours avant de recevoir le paiement par le client".

La méthode par apurement de l'encours, aussi appelée "Épuisement du CA", "Count back" ou "Roll-back"

Le principe est de soustraire à l'encours de fin de période le chiffre d'affaires TTC des précédentes périodes jusqu'à épuisement de celui-ci et d'additionner le nombre de jours ainsi "remontés" de la période analysée.

Globalement, pour un suivi mensuel, la formule pour le calcul du DSO pourrait être traduite de cette façon :

DSO (à fin de mois) = encours client TTC - chiffre d'affaires TTC du mois M - chiffre d'affaires TTC du mois M-1... jusqu'à épuisement du solde client.

Puis, le montant (partiel) du dernier mois de chiffre d'affaires de la période rapporté au chiffre d'affaires total et multiplié par le nombre de jours du mois donne le solde du nombre de jours qu'il faut ajouter au nombre de jours des autres mois.

Voyons un exemple avec cette méthode par épuisement du CA pour que ce soit plus parlant.

Réalisant le calcul début mai 2024, nous allons donc prendre comme base le montant brut du poste client au 30 avril 2024 qui est de 170.000 €.

1. D'abord, on part de l'encours au 30 avril 2024 de 170.000 € et on soustrait le CA d'avril de 40.000 € pour apurer l'encours. On obtient donc 130.000 €. On ajoute aussi l'intégralité de la période dans la colonne DSO, à savoir les 30 jours que compte le mois d'avril.
2. Ensuite, on répète la même opération pour le mois suivant en partant de l'encours restant à épurer et on déduit le CA du mois de mars soit : 130.000 € - 70.000 € = 60.000 €. On indique à nouveau le nombre de jours que compte le mois de mars.
3. Au 28 février 2024, l'encours n'est plus que de 60.000 €, sur un total de CA de 95.000 €. Le calcul est donc le suivant : 60.000 € / 95.000 € x 28 (nombre de jours que comporte le mois de février) = 17,68 jours. La contribution au DSO analysée début mai 2024 pour la période est donc de 17,68 jours et l'encours est ainsi entièrement apuré.
4. On additionne la totalité du nombre de jours de la colonne DSO. 30 + 31 + 17,68 = 78,68 jours.
5. Le DSO observé au 1er mai 2024 est donc de 78,68 jours.

Avantages

• Cette technique a l'avantage de mieux refléter la situation d'une entreprise qui a une activité saisonnière ou qui subit de fortes variations.
• Si quotidiennement les datas sont justes, le calcul du DSO  se fait alors en temps réel. Nul besoin d'attendre la fin d'une période. Cela permet de prendre les bonnes décisions très rapidement.

Inconvénients

• Cette technique ne permet pas de comparer les entreprises entre elles.
• Pour que ce soit pertinent et efficace, il faut une mise à jour du calcul tous les jours ou toutes les semaines. Or, avec une compta externalisée, ce n'est pas évident d'avoir des données à jour.

Chez LeanPay, c'est cette seconde technique que nous utilisons pour évaluer votre délai moyen de paiement. Notre outil calcule dynamiquement votre DSO et vous le restitue en temps réel. À tout moment, vous pouvez suivre l'évolution de votre encours clients et de vos délais d'encaissement pour piloter vos rentrées de trésorerie.

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Récapitulatif des atouts et défauts de ces deux méthodes :

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DSO : 5 techniques pour l’optimiser

Maintenant, nous vous détaillons les techniques concrètes pour optimiser votre DSO.

1 - Soyez irréprochable sur votre facturation

• Assurez-vous que toutes vos factures sont correctes (qu’elles respectent les mentions obligatoires). Vous devez bien entendu y détailler vos conditions de paiement, ces dernières devant figurer dans vos Conditions Générales de Vente (CGV).
• Dès le début de la relation avec votre prospect et, potentiellement, votre futur client, si vous le pouvez (il s'agit bien souvent d'un rapport de force), négociez le délai de paiement le plus court possible.
• Envoyez votre facture le plus tôt possible, c’est-à-dire lorsque le produit est livré ou la prestation est effectuée. Dans ces conditions, votre client aura encore en tête la valeur perçue du produit ou de la prestation. Il sera donc plus enclin à payer en temps et en heure. C’est également valable pour les factures d’acomptes et de solde.
• Réalisez rigoureusement votre lettrage comptable. Des outils digitaux comme LeanPay vous aident à automatiser votre rapprochement bancaire pour vous faire gagner du temps.
• Suivez l’encours client pour identifier les raisons de sous performance afin de définir les pistes d’amélioration. LeanPay synchronise automatiquement et en temps réel cet indicateur clé pour vous aider à le vérifier plus facilement.

2 - Évaluez le profil de votre client

Analyser le comportement de paiement de votre client vous aidera à adapter vos actions spécifiques envers lui.

• Si c'est un nouveau client et que vous n'avez par conséquent aucun historique avec lui en interne, regardez des sites comme Société.com ou Infogreffe pour obtenir des informations sur sa santé financière. Consultez également le site de la DGCCRF pour connaître les sociétés déjà sanctionnées pour des retards de paiement et voir s'il en fait partie. Gagnez du temps grâce à notre fichier recensant l’ensemble des entreprises sanctionnées depuis 2015, mis à jour en temps réel avec des données directement issues des publications de la DGCCRF. Pour en bénéficier gratuitement, c’est par ici. Pensez enfin aux rapports de solvabilité des fournisseurs d’informations financières.
• Si c'est un client avec qui vous avez déjà travaillé, les étapes précédentes sont bien entendu tout aussi valables mais vous pourrez en plus analyser son historique de paiement avec vous. Selon la tendance, vous pourrez alors adapter le plan de relance adéquat ou bien proposer des solutions comme un échéancier de paiement.

3 - Limitez l’impact du risque sur votre trésorerie

Un autre levier pour vous aider à optimiser votre DSO est de couvrir le risque : si jamais vous vous retrouvez dans une situation à risque, il est bon d'avoir des soutiens ou des options qui vous permettront ponctuellement et à court terme de trouver des sources de financement et d'améliorer votre trésorerie.

• Tournez-vous vers l’affacturage, pour être payé tout de suite en cédant votre créance. Attention à prendre en compte le coût lié à cet outil de financement.
• Proposez l’escompte commercial, qui est un bon moyen de faire face aux difficultés de trésorerie et de diminuer votre DSO. Qui plus est, il vous permet aussi d'avoir une bonne image auprès de vos clients.
• Choisissez une assurance-crédit, pour vous protéger contre les défauts de paiement de vos clients en vous permettant d'être couvert et indemnisé en cas d'impayés. Soyez toutefois bien vigilant sur le suivi : limites de garantie, délais contractuels de prévenance…
• Optimisez votre gestion du risque avec LeanPay. Grâce aux intégrations avec Creditsafe, Altares et Ellisphere, notre outil vous permet d’anticiper les défaillances de vos clients à l’aide du scoring et la limite de crédit conseillé, mis à jour en temps réel.

4 - Relancez efficacement les factures en retard

Un impératif à avoir toujours en tête : toutes les factures pour lesquelles vous observez un retard de paiement doivent être relancées. Il ne faut en oublier aucune.

• Soyez organisé grâce à un plan de relances prédéfini. Avec un outil tel que LeanPay, vous pouvez créer votre propre plan de relances en fonction de la typologie de vos clients. Vous définissez des séquences d'actions dans une temporalité. Par exemple, action n°1 : envoyer une relance préventive 5 jours avant la date d'échéance, puis action n°2 : envoyer un premier mail de relance au bout de 5 jours de retard etc.
• Un message personnalisé dans vos relances aura aussi plus d'impact. Vous pouvez bien sûr personnaliser votre mail en fonction du niveau de retard, en utilisant des informations simples (civilité, nom, entreprise et son solde...) et en mettant en pièces jointes les factures liées à ce client.
• La variété des moyens de communication, à savoir le SMS, le mail, le téléphone, le courrier simple ou recommandé, vous permet de signifier également une progression dans votre message. Un courrier recommandé est bien plus formel qu'un simple mail.

Cela fait déjà beaucoup de tâches à accomplir pour la partie relances. Heureusement, nombre d'entre elles sont automatisables avec notre logiciel de relances client LeanPay. C'est ce qui va vous faire gagner en efficacité et en temps. Par exemple, une notification de pré-échéance et des relances de premiers niveaux de retard peuvent être envoyées automatiquement. Et pour toutes les autres relances, les tâches sont déjà préparées en amont et ne nécessitent qu'une simple validation manuelle.

5 - Proposez des moyens de paiement adaptés

• La facilité de paiement que vous proposez à vos clients va forcément jouer sur vos délais de paiement. Pour cela, mettez à leur disposition différents moyens de paiement. Choisissez-les en fonction de vos clients et de ce qu'ils ont l'habitude d'utiliser : virement instantané, paiement par carte bancaire, etc.
• Maintenant que vous avez différents moyens de paiement, encore faut-il les proposer au bon moment à vos clients ! Et le bon moment, ce n'est pas à l'envoi de la facture mais à sa date d'échéance. Votre client sait bien qu'il a un délai pour régler (de 30 à 60 jours) et il va naturellement attendre ce délai. C'est pourquoi, LeanPay propose un bouton "Payer mes factures" directement dans les SMS et mails de relance. Votre client arrive alors sur une plateforme de paiement sécurisée pour procéder au règlement de ses factures.

Ces techniques vous aideront à améliorer votre DSO, tout comme notre logiciel de recouvrement LeanPay, qui permet de le réduire d’au moins 40% (moyenne constatée chez nos clients).

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🎁 Fichier Excel calcul du DSO

Pour vous faciliter la tâche, nous vous avons prévu un fichier Excel de calcul du DSO selon la deuxième méthode de calcul que vous pouvez télécharger GRATUITEMENT !

Il vous suffira d'indiquer votre chiffre d'affaires mensuel ainsi que votre encours. Le fichier vous calcule automatiquement votre délai de paiement du mois en jours et vous propose une représentation graphique pour suivre l'évolution de votre DSO.