Modèle de reçu de paiement : comment remercier vos clients

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Mail de reçu de paiement : les éléments essentiels

Un mail de reçu de paiement est un outil simple mais puissant pour la relation client. Voyons ensemble les composants essentiels pour que ce message remplisse parfaitement sa fonction et valorise l'image de votre entreprise. Notre modèle de reçu de paiement que vous trouverez plus bas dans cet article contient ces éléments essentiels. Vous pouvez donc partir de celui-ci pour faire le vôtre.

Le mail de remerciement pour paiement reçu est bien plus qu’un accusé de réception : il est un message de clôture du cycle de recouvrement. Ce mail marque la fin d’une période parfois délicate, où des rappels de paiement peuvent impacter la perception qu’a votre client de votre entreprise. En remerciant le client pour son règlement, vous lui signifiez l'importance que vous accordez à son paiement, tout en apportant un suivi de qualité et personnalisé.

Clarté du message

Pour qu’un mail de reçu de paiement soit efficace, il est primordial que le contenu soit clair et concis. Assurez-vous d'inclure les informations suivantes :

• Le montant du paiement reçu : pour éviter toute confusion, indiquez précisément le montant payé.
• La date de réception du paiement : c’est un détail qui rassure votre client et lui confirme que le paiement a été pris en compte.
• La référence de la facture concernée : cela montre votre rigueur et c’est utile si votre client a plusieurs factures en cours avec vous

Ton de la communication

L’objectif est de transmettre un message chaleureux et professionnel, en montrant que vous appréciez la coopération du client. Évitez un style trop formel qui pourrait paraître distant. Il faut trouver le juste milieu qui vous permettra de renforcer la relation avec votre client. C’est ce que nous vous proposons dans notre modèle de reçu de paiement.

Personnalisation

Pour que ce mail de remerciement de paiement devienne un réel levier de satisfaction, il est essentiel de le personnaliser :

• Ajout du nom du client dans l’objet et le corps du message : « Merci, [Civilité] [Nom du client] (ou [Prénom du client]), pour votre paiement. »
• Adaptation du contenu : utilisez un vocabulaire qui correspond au profil de vos clients pour créer une proximité (tutoiement ou vouvoiement, langue de votre client…)
• Image de marque : intégrez votre signature personnelle avec le logo de votre entreprise pour renforcer la cohérence visuelle.

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Exemple de modèle de reçu de paiement

Passons maintenant à un exemple concret de remerciement avec notre modèle de reçu de paiement. Nous vous invitons à le remanier à votre façon pour qu’il s’harmonise avec le reste de vos communications.

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Objet : Confirmation de votre paiement pour la facture n°[référence de la facture]

Corps du message :

“Bonjour [Civilité] [Nom du client],

Nous avons bien reçu votre paiement par [moyen de paiement] en date du [date du paiement] et nous vous en remercions chaleureusement.

Pour rappel :

• Montant payé : [montant]
• Facture(s) concernée(s) : [référence(s) de la (des) facture(s)]
• Solde restant (si applicable) : [montant]

Nous restons à votre disposition pour toute question. Vous pouvez joindre notre équipe à l’adresse [adresse e-mail] ou au [numéro de téléphone].

Cordialement,

[Votre signature]”

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Intégrer un mail de reçu de paiement dans votre stratégie de recouvrement

Les mails de reçu de paiement peuvent contribuer à structurer une stratégie de recouvrement de créances en apportant une fin positive et professionnelle au cycle de relance. Ce type de message, intégré de manière cohérente dans le plan de recouvrement, devient un réel outil de relation client. En remerciant systématiquement les clients pour leurs paiements, vous leur montrez que chaque interaction est importante, ce qui renforce l’image de votre entreprise.

Ajouter une étape à votre scénario de relance avec LeanPay

Dans notre logiciel de recouvrement LeanPay, vous pouvez paramétrer facilement des scénarios de relance dans lesquels vous définissez chaque étape. Par exemple, la première relance envoyée par mail au bout de 5 jours de retard, puis la deuxième relance par mail à 15 jours de retard, ensuite la 3ème par téléphone au bout de 25 jours etc.

Vous pouvez donc ajouter à l’issue du cycle de recouvrement une étape de remerciement de paiement par mail dès lors qu’un règlement a été reçu.

LeanPay vous permet bien évidemment de personnaliser votre mail avec les mentions spécifiques liées à la facture et au paiement (montant, date, numéro de facture…) ainsi que les informations contact (civilité, nom de famille etc.)

Si votre client a d’autres factures avec votre entreprise, vous pouvez également lui indiquer leur état : échues, jour de retard et solde / non-échues, date d’échéance et solde.

Vous trouverez également dans notre logiciel des modèles de reçu de paiement déjà écrits qui vous feront gagner du temps.

En intégrant un mail de confirmation de paiement dans LeanPay, vous offrez à vos clients une expérience fluide et professionnelle. Grâce à cela, la relation client ne s'arrête pas à la relance, elle se renforce également dans l’après-paiement.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur les possibilités de relance et sur toutes les autres fonctionnalités de LeanPay (reporting de recouvrement, gestion du risque, des litiges, du contentieux, plateforme de paiement…), dites-le nous et on vous rappelle 📞

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