Vocalcom a réduit son DSO de 40% en automatisant la gestion de ses relances avec LeanPay

Vocalcom conçoit et commercialise à travers le monde des logiciels de centre de contact omnicanal destinés aux services client, commercial, marketing et recouvrement.

Nous avons échangé avec Stéphanie Gatine, responsable administration des ventes chez Vocalcom, pour comprendre l'impact de LeanPay au sein de cette entreprise leader des solutions cloud pour centres de contact.

Avant LeanPay

Suivi sur Excel et relances par mail manuels

Aucun process établi dans la gestion des relances

DSO de 90 jours

Une personne à temps complet sur les relances

Avec LeanPay

Suivi et relances entièrement automatisés

Scénario de relances adapté aux clients

DSO de 53 jours

Temps passé au recouvrement divisé par 2

Un encours élevé en raison d'une gestion des créances manuelle et peu structurée

Entreprise française présente dans plus de 47 pays sur cinq continents, Vocalcom compte une clientèle variée, allant des grands groupes aux petites entreprises. Si la plupart de ses clients disposent de délais de paiement contractuels de 30 jours, certaines grandes entreprises bénéficient d'un échelon allant jusqu'à 60 jours.

L'entreprise gère deux types de factures : les factures de maintenance, émises annuellement, et les factures de licences, qui peuvent être annuelles, trimestrielles ou mensuelles selon la demande du client. L’ensemble des factures est envoyé par mail directement via leur ERP Sage 100.

Lorsque Stéphanie Gatine rejoint Vocalcom il y a deux ans et demi, une autre personne gère alors le recouvrement à temps plein. Cependant, le processus est totalement manuel : les balances âgées sont exportées une à deux fois par mois depuis Sage, mais leur traitement manque de rigueur et de stratégie. Les relances ne sont pas ciblées en priorité sur les plus grosses factures, et le suivi des créances se fait via Excel, avec des relances envoyées manuellement par mail.

“On devait trouver l’adresse mail du client dans Sage, la copier et ajouter à la main la facture en PJ. Quand on la faisait, en fait, parce qu’à ce moment-là, on ne mettait pas forcément la facture dans le mail. Du coup, il y avait un ping-pong d’échanges qui suivait. Le client en profitait pour dire qu’il ne l’avait pas reçue et il arrivait toujours à gagner du temps", explique Stéphanie Gatine.

De plus, aucun process n'existe pour structurer les relances successives. “Si on relançait, il y avait une première relance. Mais, il n’y avait pas de règle pour définir à partir de quand on décidait de relancer pour la deuxième fois et ainsi de suite.”

Faute de rigueur et d’outils adaptés, les clients ne réagissent que très peu aux relances. Conséquence : l’encours augmente progressivement, au point qu’une commission regroupant les équipes commerciale, technique et financière doit se réunir chaque semaine pour analyser les blocages.

In fine, cette gestion des créances était très chronophage et avec peu de résultats.

Quand Stéphanie Gatine reprend à sa charge le recouvrement (en plus de ses autres tâches), elle décide d’optimiser le processus en recherchant un outil d’automatisation des relances.

Une meilleure gestion du risque pour optimiser les prises de décision

C'est en effectuant des recherches en ligne que Stéphanie Gatine découvre LeanPay via notre fichier de calcul des pénalités de retard. "Ce que vous proposiez était très bien fait, alors j’ai creusé pour en savoir plus sur votre logiciel. J’avais listé 2/3 solutions et c’est LeanPay qui a retenu mon attention en termes de proposition et de rapport qualité/prix."

Dès l’intégration des données Sage 100 dans LeanPay via un connecteur, elle peut directement exploiter les informations pour structurer son recouvrement. “L’intégration des données a été très simple. À partir du moment où ça a été fait, toutes les informations étaient dans LeanPay et je pouvais déjà travailler dessus.”

La prise en main de l’outil a été très rapide, notamment grâce à “l’interface intuitive très user-friendly” et à la formation prodiguée par Ninon, responsable du service client chez LeanPay. “Franchement, c’est rare de pouvoir bénéficier aujourd’hui de formation aussi rapide avec quelqu’un de l’extérieur ! Ninon est très réactive. C’est agréable de travailler avec vous.” s’enthousiasme-t-elle.

Aujourd’hui, 15 entités Vocalcom utilisent LeanPay. Stéphanie Gatine en gère trois : Vocalcom France, Vocalcom UK et Vocalcom Benelux. Pour les autres filiales, ce sont directement les équipes finance des pays qui s’en chargent. Si elle est seule aux commandes des relances, d’autres utilisateurs ont accès à LeanPay. “Le contrôle de gestion a la possibilité de visualiser les factures mais n’a pas le droit d’intervenir sur les relances. La force de vente aussi a rattaché à chaque commercial leurs comptes clients” précise-t-elle.

Le suivi du recouvrement est optimisé grâce au reporting fourni par LeanPay. “LeanPay, c’est plus qu’un outil de relance : il me permet de voir la situation de l’encours et d’avoir un suivi par client.”

Ce que Stéphanie Gatine apprécie particulièrement, ce sont toutes les fonctionnalités liées à la gestion du risque. Elle combine le scoring et la limite de crédit conseillée par Creditsafe (dont Vocalcom était déjà client) pour prendre des décisions. “Par exemple, si on a un contrat de 100K € avec un client et qu’on sait qu’il a une limite de crédit à 50K € et qu’en plus le scoring est moyen, on va adapter les conditions de facturation et demander un paiement d’avance ou un acompte. Idem si le score d’un client passe de C à D, voire E. On sera plus prudent et vigilant. C’est hyper important pour nous d’avoir cette donnée dans LeanPay.”

Même chose pour les alertes reçues en cas d’événements survenus chez leurs clients. “On doit absolument savoir si un client tombe en liquidation judiciaire, parce qu’on doit déclarer des créances.”

De façon générale, Stéphanie Gatine apprécie les nouveautés mises en ligne très régulièrement sur LeanPay. “‍. On vous donne nos besoins et vous essayez de vous adapter. On sent que vous êtes vraiment derrière les clients et qu’il y a un suivi constant.”

‍

Une gestion efficace des relances qui permet de réduire le DSO de 40%

Depuis qu’elle utilise LeanPay (septembre 2023), Stéphanie Gatine a observé de nombreux bénéfices.

D’abord, un gain de temps considérable. Avant, une personne consacrait 100 % de son temps au recouvrement. Désormais, cela ne représente plus que 50 % du sien, lui permettant de "se concentrer sur d’autres aspects du business".

Ensuite, la productivité s’est grandement améliorée. Les process sont clairement définis grâce aux scénarios de relance : "Tout est automatisé. On ne se pose plus la question “Quand est-ce que je dois envoyer la relance ?”. LeanPay a transformé notre façon de gérer les créances au quotidien. Il n’y a plus de stress pour les échéances manquées. Tout est bien coordonné" explique-t-elle.

Enfin, une réduction du DSO de plus de 40 %. Il est passé de 90 jours à 53 jours en janvier dernier.

"Ce qui est bien, c’est qu’on a réussi à éduquer nos clients. Comme il n’y avait pas de relances régulières avant, ils nous payaient quand ils avaient envie. Maintenant, ils savent qu’il y a quelqu’un qui suit derrière. On a même parfois des paiements en avance grâce aux relances préventives que l’on fait. Côté gestion de trésorerie, c’est vraiment une valeur ajoutée !"

LeanPay est devenu son partenaire du quotidien 🤩 “Je l’utilise tout le temps ! Il n’y a pas un jour où je ne suis pas sur LeanPay. Et je me connecte plusieurs fois par jour ! C’est un véritable allié pour toute entreprise qui souhaite optimiser sa productivité,” conclut-elle.

‍