💻 Webinaire : Anticipez le risque d'impayés avec l’intégration entre Altares et LeanPay le 27/03 à 11h00
Je m'inscris !
.png)
Le Groupe RCI est basé aux Antilles (Guadeloupe et Martinique) et correspond à “Radio Caraïbes International”. Il regroupe plusieurs radios locales (RCI, NRJ AntilIes et Bel Radio), une régie publicitaire radio (Régie Caraïbes) et digitale (ADWEB). Nous avons échangé avec Claire Delaere, responsable ADV du groupe. Elle a pu nous en dire plus sur son usage de LeanPay au quotidien ainsi que sur l’impact de l’outil sur les process de recouvrement depuis sa mise en place en juin 2024.
Avant LeanPay
Suivi manuel des relances sur 11 fichiers distincts
Mise à jour manuelle des paiements reçus avec le service comptable
10 jours nécessaires au traitement des relances
Pas de visibilité pour les commerciales sur les actions de relance effectuées
Avec LeanPay
Centralisation des relances sur une interface unique
Mise à jour et association automatique des paiements avec les factures
Relances effectuées dès qu’une échéance est dépassée
Une équipe commerciale qui accède à l’historique des actions effectuées pour leurs clients
Les régies publicitaires du Groupe RCI couvrent la Guadeloupe et la Martinique, avec des clients privés ou publics. Les conditions de paiement accordées aux clients fixent un délai de 30 jours pour régler leurs factures.
Claire Delaere est seule à gérer les relances des clients de la régie ainsi que ceux d’ADWEB. Cela représente environ 1 000 clients à suivre qui sont répartis auprès des 11 commerciales du Groupe RCI. Claire Delaere se souvient qu’avant d’utiliser LeanPay, c’était via plusieurs fichiers Excel qu’elle suivait les relances : “Chaque commerciale avait son tableau Excel avec l’ensemble de ses créances et moi je faisais le suivi en notant “relance 1 faite, relance 2 faite, etc…” […] mais, sur une semaine, je ne peux pas relancer tous les clients des 11 commerciales donc ça prenait 2 semaines le temps de tout traiter.”
Le suivi des paiements aussi se faisait manuellement. Une organisation qui n’était pas optimisée : “Je faisais un export Excel depuis notre outil de facturation une fois par mois. Ensuite, la comptable m’envoyait les paiements reçus de la banque et, quand c’était payé, je le notais. ”
La gestion des relances prenait donc énormément de temps. Chaque mail était rédigé à la main et il fallait chercher les factures à relancer dans le logiciel de facturation du groupe pour ensuite les ajouter en pièce jointe de chaque relance.
“Les créances, on sait ce que c’est, il faut le faire tous les jours. Quand j’ai commencé à gérer la Guadeloupe, puis la Martinique et enfin ADWEB, on a vite eu besoin d’une solution pour me soulager.” souligne Claire Delaere.
Après un premier test du déploiement de LeanPay sur le compte ADWEB, le Groupe a décidé d’ajouter une seconde entité dédiée à Régie Caraïbes. C’est donc sur deux comptes distincts que travaille Claire Delaere aujourd’hui, chacun mis à jour avec des données en temps réel grâce à notre intégration avec Sage 100.
La structuration du suivi et de l’envoi des relances du Groupe RCI sur LeanPay est construite autour de 2 plans de relances :
L’utilisation de LeanPay facilite grandement l’organisation de Claire Delaere au quotidien. Le suivi des relances est bien plus structuré car il ne se fait plus par commerciale mais par niveau de relance. “Je fais toutes mes relances de niveau 1 et 2 et je sais que je suis tranquille. Après les relances de niveau 3 et 4, je les traite à part. Donc, je gagne beaucoup de temps dans mon suivi.”
Le gain de temps et de réactivité dans la relance des clients du Groupe RCI est vraiment le point fort de LeanPay selon Claire Delaere : “Quand je faisais les relances sans utiliser LeanPay, je passais une semaine à traiter les factures de 5 commerciales. J’avais toujours un décalage de 10 jours entre le traitement des premières factures et des dernières. Maintenant, toutes les relances sont traitées dans les temps.”.
Cela lui permet notamment de se concentrer sur les dossiers qui nécessitent une attention particulière “Maintenant, j’ai plus de temps pour les relances de niveau 3 et plus. Je peux appeler les gens et prendre le temps d’adapter mes relances à la situation.”
La spécificité du secteur d’activité de la publicité, amène pour certains clients des retards de paiement et cela malgré les relances. Claire Delaere relativise ce manque de bonne conduite et observe tout de même des changements dans les comportements de paiement : “Le plus important avec les retards, c’est de continuer à être régulier dans ses relances. Avec LeanPay, on sent qu’on a quand même réussi à éduquer certains clients qui maintenant règlent leurs factures dans les temps.”
Claire Delaere est également très satisfaite de la disponibilité de l’équipe de LeanPay pour répondre à ses besoins sur l’outil “Ninon [responsable suivi client chez LeanPay N.D.L.R] a très rapidement compris notre organisation et trouve toujours une solution à nos problématiques. Je ne veux pas en changer !”.
La prochaine étape ? Intégrer l’ensemble de l’équipe commerciale dans le processus de suivi des relances, notamment grâce aux commentaires et à l’historique des actions effectuées sur les fiches clients. Un déploiement qui serait très bénéfique pour les équipes selon Claire Delaere : “Comme LeanPay est connecté à Sage, c’est génial pour l’équipe. Les commerciales n’ont plus besoin de m’appeler pour savoir si un paiement a été reçu ou si un acompte doit être versé. Elles peuvent accéder à toutes les informations directement sur la fiche de leur client.”
LeanPay propose aux équipes financières un logiciel de recouvrement pour en finir avec les retards de paiement et encaisser 100% du chiffre d'affaires.
💚 LeanPay est conçu et développé avec passion à Lille.
.png)
