💻 Webinaire : Anticipez le risque d'impayés avec l’intégration entre Altares et LeanPay le 27/03 à 11h00
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ISOSKELE est une agence française de data marketing fondée en 2019 et filiale du groupe La Poste. Elle propose un accompagnement global sur l’ensemble du parcours client : susciter l’intérêt, générer du trafic, optimiser la conversion, maximiser la valeur client. Le tout grâce à l’alliance entre marketing et communication : stratégies créatives, publicité, affiliation, acquisition, influence, social media, etc.
Aujourd’hui, ISOSKELE, c’est 500 collaborateurs, 100 M € de chiffre d’affaires, 9 entités et 900 clients. Dans ce contexte, le suivi des créances et la gestion des retards de paiement sont des enjeux majeurs.
Nous avons rencontré Safia Mallek, responsable comptable client et recouvrement, pour comprendre l’impact concret de LeanPay au sein du groupe.
Avant LeanPay
8 entités différentes avec des process de recouvrement hétérogènes
Relances uniquement pour les factures échues
Tâches redondantes bien trop chronophages
Avec LeanPay
8 entités centralisées dans LeanPay avec une gestion harmonisée
Relances préventives à J-10 envoyées automatiquement
Temps passé ÷ par 2 qui permet de se concentrer sur des cas à forte valeur ajoutée
La croissance rapide d’ISOSKELE s’explique notamment par l’acquisition successive de plusieurs entreprises.
Safia Mallek, qui travaillait initialement chez TimeOn, société rachetée il y a deux ans, gère désormais le recouvrement de 8 entités avec son équipe composée de 4 personnes.
Ces différents achats au fil des années ont engendré des disparités dans les process de facturation, avec des particularités propres à chaque entité. ISOSKELE utilise Cegid XRP Flex pour sa facturation. Néanmoins, comme certaines entités disposent de logiciels internes, toutes les factures émises depuis d’autres outils sont importées dans XRP Flex, pour les centraliser sur une seule et même plateforme.
La facturation est réalisée principalement en début de mois, pour clôturer le mois précédent. Les délais de paiement contractuels varient de 15 à 60 jours, avec un délai “par défaut” de 30 jours.
Avant LeanPay, les méthodes de recouvrement différaient selon les entités.
“Les quatre entités historiques du groupe ISOSKELE avaient un logiciel de recouvrement qui s’appelle CashOnTime. Pour les quatre autres, c’était uniquement manuel. On générait une balance client du logiciel comptable et on relançait une par une les factures en retard, par mail ou par courrier.”
Les factures étant envoyées automatiquement par mail via l’outil comptable, elles étaient conservées dans les boîtes mails de l’équipe recouvrement. Safia Mallek repartait de ces mails pour envoyer ses relances. Le suivi se faisait également de cette manière : “Je récupérais aussi la dernière relance de ma boîte mail et je changeais en “Relance 2” et en ajoutant des personnes.”
Une mode de fonctionnement qui prenait beaucoup de temps aux équipes : “C’était chronophage et redondant. Le temps qu’on passait à faire les relances, on ne pouvait pas le consacrer à des sujets à valeur ajoutée.”
Le groupe souhaitait harmoniser le recouvrement. Le logiciel CashOnTime utilisé par certaines entités a été proposé aux autres, mais il ne couvrait pas tous les besoins : “On voulait une connexion directe avec XRP Flex et pouvoir facilement mettre les PDF des factures dans l’outil. On est tombés sur LeanPay : on a fait un call et on a eu une présentation. On s’est dit : « C’est ça ! ». Il est top d’utilisation et bien fait” explique-t-elle.
L’intégration de LeanPay s’est faite de manière fluide et rapide grâce à la connexion API. “L’intégration s’est bien passée. En plus, on avait quelques particularités. Comme toutes les factures transitent par XRP Flex, on a un numéro de facture qui provient de l’outil de facturation de base et un autre qui vient d’XRP Flex. Les équipes LeanPay ont trouvé un moyen pour s’adapter à ce système. Tout le monde est très réactif : quand on a un souci, on trouve toujours une solution” se souvient Safia Mallek.
Elle a elle-même configuré l’outil pour l’ensemble des entités du groupe. “Il n’y a pas eu besoin d’avoir une équipe dédiée. J’ai paramétré l’outil toute seule. Cela m’a pris un ou deux jours parce qu’on a beaucoup d’entités et de spécificités. Je n’ai jamais vu une mise en place d’outil aussi rapide !”
Au total, 8 entités sont gérées sur LeanPay, chacune suivie par un membre de l’équipe recouvrement.
Plusieurs scénarios de relance ont été créés pour s’adapter à chaque typologie de client :
Concernant le plan dédié aux mauvais payeurs, Safia Mallek explique la méthode de classification : “On utilise le DSO par client présent dans LeanPay. On l’exporte pour l’importer dans XRP Flex. On l’a catégorisé. Par exemple, si le DSO est entre 0 et 30 jours, le client est classé en « excellent payeur », entre 30 et 45 jours en « payeur moyen » etc. En fait, c’est le DSO de LeanPay qui fait foi pour notre base client. De cette façon, les commerciaux et les opérationnels ont l’information du comportement de paiement du client.”
Dans les plans de relance, la situation de compte présentée dans les notifications à J-10 est envoyée en automatique. Pour les autres relances, la validation manuelle est requise. “Je veux que les filles voient ce qui doit être relancé. Parce qu’il peut y avoir des actions à faire : ne pas relancer à cause d’un litige, sauter une relance, la décaler etc. Donc, les relances ne sont pas automatisées,” explique Safia Mallek.
L’outil permet également une gestion fine des accès utilisateurs :
D’ailleurs, ces derniers sont automatiquement en copie de toutes les relances envoyées à partir du niveau 3. Cela leur permet notamment d’être au courant des lettres de mises en demeure expédiées aux clients de leur portefeuille.
Cliente depuis novembre 2023, Safia Mallek dresse un bilan très positif de l’utilisation de LeanPay. Elle identifie deux apports majeurs : un gain de temps significatif et une meilleure qualité des relances.
Au regard des process mis en place avant, les tâches redondantes et chronophages sont désormais prises en charge par LeanPay. Qui plus est, des notifications de pré-échéance ont en plus été ajoutées aux scénarios de relance et s’envoient automatiquement. Auparavant, les relances n’étaient effectuées que sur des factures échues. “À J-10, le client reçoit sa situation de compte avec la copie de la facture. Il ne peut pas dire qu’il ne l’a pas reçue. Cela élimine beaucoup de freins” souligne Safia Mallek.
Grâce à l’automatisation, l’équipe passe désormais deux fois moins de temps qu’avant sur les relances “classiques”. Ce gain de temps lui permet de se concentrer sur des dossiers plus complexes. “Par exemple, si on constate qu’un client a systématiquement du retard, on va le catégoriser dans le plan de relance “mauvais payeur”. Ou si on voit qu’un client ne répond pas alors qu’il est d’ordinaire plutôt réactif, on lui envoie une relance intermédiaire sans attendre d’arriver à la prochaine relance prévue dans son plan” détaille Safia Mallek.
“En fait, on a gagné en quantité puisque c’est l’outil qui le fait mais aussi en qualité ” conclut-elle.
Elle évoque aussi une économie non négligeable sur le coût des lettres envoyées en accusé réception. Avant, elle utilisait énormément le courrier pour ses relances, même pour des retards mineurs. Par la suite, cela s’est restreint aux seules lettres de mises en demeure. Désormais, grâce à LeanPay, les LRAR se sont raréfiées : “On a moins de retards qui vont jusqu’au niveau courrier parce qu’on voit tout de suite le retard et on relance immédiatement. Maintenant, quand on a besoin de faire une LRAR, c’est parce que l’on souhaite enclencher une procédure contentieuse” explique Safia Mallek.
LeanPay propose aux équipes financières un logiciel de recouvrement pour en finir avec les retards de paiement et encaisser 100% du chiffre d'affaires.
💚 LeanPay est conçu et développé avec passion à Lille.
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