Karver diminue son DSO de 10 jours grâce à la régularité de ses relances.

Entreprise créée en 2004, Karver fabrique de l’accastillage pour tous types de voiliers : bateaux de course, bateaux de plaisance, super yachts etc. Depuis 2021, Karver utilise LeanPay pour optimiser ses processus de recouvrement. Nous avons rencontré Bruno Vandome, directeur administratif et financier, et Mélanie Bourdon, assistante service commercial, qui partagent leur retour d’expérience et les impacts concrets de LeanPay sur leur organisation.

Avant LeanPay

Relances ciblées sur certains clients par manque de temps

Processus de relance 100 % manuel

Temps consacré aux relances : une semaine

DSO : 60 jours

Factures échues : 12 à 13 % du CA

Avec LeanPay

Relances systématiques pour chaque client en retard

Relances préparées par LeanPay

Temps consacré aux relances : une journée et demie

DSO : 50 jours

Factures échues : 6 % du CA

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Un processus de relances manuel, irrégulier et chronophage

Karver s’adresse à une clientèle variée : coureurs, réseaux professionnels, gréeurs, voileries, skippers, etc. Son activité est majoritairement tournée vers l’international, avec 70 % de son chiffre d’affaires réalisé à l’export.

Les conditions de paiement varient selon les clients : la majorité dispose d’un délai de 30 jours, tandis que certains distributeurs étrangers bénéficient de 60 jours. Le processus de facturation repose sur l’ERP Cegid PMI Manufacturing, qui génère les factures une fois le bon de livraison établi. Les documents sont ensuite envoyés par mail aux clients.

Avant d’adopter LeanPay, la gestion des relances était entièrement manuelle. “Toutes les semaines, nous faisions un pointage sur les banques des paiements. Au fur et à mesure, nous pouvions solder les factures. Ensuite, depuis notre ERP, nous sortions une balance âgée pour voir quelles étaient encore les factures en cours”, explique Mélanie Bourdon.

Ce travail était fastidieux et chronophage. Il nécessitait de collecter des informations dispersées : l’adresse email du client dans l’ERP, l’historique des échanges dans la boîte mail, avant de rédiger chaque relance individuellement.

“C’était assez chronophage”, confirme Bruno Vandome. “On relançait quand on avait le temps. A minima, on essayait une fois par mois. Parfois, c’était dur de s’y tenir”, complète Mélanie Bourdon.

Par manque de temps, il leur était impossible de relancer tous les clients en retard. “On essayait d’être sélectifs : on ne relançait que ceux qui étaient très en retard ou ceux qui nous devaient une très grosse somme d’argent,” poursuit-elle.

La volonté d’optimiser la gestion du recouvrement et d’améliorer la trésorerie a poussé Karver à rechercher un outil adapté.

“J’avais regardé plusieurs solutions. C’était important que le logiciel puisse s’interfacer avec notre ERP. Il nous fallait aussi un outil qui nous permette de faire les relances en plusieurs langues, comme on a beaucoup de clients à l’étranger,” explique Bruno Vandome.

LeanPay, un logiciel de recouvrement adapté aux besoins de Karver

Avec LeanPay, les données sont directement extraites du grand livre exporté depuis leur ERP, de manière automatique.

Bruno Vandome a un usage plutôt consultatif de LeanPay et notamment du dashboard : “La visualisation de l’ensemble avec la balance âgée, le DSO, les grosses factures qui remontent et l’argent rentré mois par mois est très pratique”.

Mélanie Bourdon, en charge des relances, a paramétré plusieurs scénarios de relance pour séparer les clients français des clients à l’étranger. “Nous avons différents paliers de relance. En France, nous avons 4 niveaux (2 mails suivis de 2 courriers) et en anglais, c’est juste deux mails.”

Elle explique son usage quotidien : “J’utilise toujours la balance âgée de l’ERP pour suivre les clients. Je tape le nom du client dans LeanPay pour voir si tout est cohérent avec les données de notre ERP. Puis, je regarde le mail de relance prévu et je clique sur “envoyer”.”

Les relances s’envoient depuis leurs propres adresses mails, avec les commerciaux en copie. “C’est bien aussi de voir si le client a bien reçu le mail et s’il l’a ouvert,” ajoute Bruno Vandome.

Ponctuellement, ils utilisent aussi diverses fonctionnalités telles que le paiement en ligne, le dossier contentieux et la mise en litige de factures.

Leurs prochains projets sur LeanPay concernent la gestion du risque et l’automatisation. Clients Creditsafe depuis plus de 5 ans, ils souhaitent désormais connecter les deux outils afin de remonter les données de scoring et les limites d’encours. Ils envisagent également d’automatiser les notifications avant l’arrivée à échéance d’une facture et d’envoyer automatiquement la première relance pour les clients français.

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Gain de temps et baisse du DSO de 10 jours

Depuis plus de trois ans, Mélanie Bourdon et Bruno Vandome utilisent LeanPay au quotidien et en tirent de nombreux bénéfices.

Sur le plan opérationnel, le gain de temps est indéniable. “Cela m’a sauvé la vie ! Quand je passais une semaine à faire les relances avant, maintenant c’est à peine une journée et demie !”, s’enthousiasme Mélanie Bourdon.

Elle a également constaté que la régularité des relances avait un impact direct sur leurs performances. Par exemple, à son retour de congé maternité, en septembre dernier, leur DSO atteignait 60 jours. “Je me suis remise dare-dare aux relances des clients d’octobre à décembre. Et le DSO a baissé à 50 jours”.

Même constat du côté du montant des factures en retard. “Nous étions à plus de 250.000 €, ce qui représentait entre 12 et 13% de notre chiffre d’affaires. Aujourd’hui, nous sommes redescendus à 6%. C’est la régularité qui fait qu’on s’améliore”, poursuit-elle.

L’ergonomie et la simplicité d’utilisation de LeanPay aident justement à maintenir cette régularité. “Si Mélanie est en vacances, quelqu’un peut prendre la main et faire les relances à sa place car les mails sont déjà pré faits. Il suffit juste d’appuyer sur le bouton pour envoyer le mail. C’est assez intuitif, même pour quelqu’un qui ne maîtrise pas trop l’informatique,” renchérit Bruno Vandome.

Enfin, la systématisation des relances contribue à renforcer l’image de Karver auprès de ses clients : “Le fait de relancer le client plus souvent permet aussi d’avoir une meilleure image de l’entreprise, une image plus sérieuse”, conclut-il.