Le groupe Serpe passe de 80 à 56 jours de DSO avec LeanPay.

Avec une trentaine d’agences réparties en France, le groupe Serpe est un acteur majeur de l’élagage, de l’abattage et de l’entretien & création d’espaces verts. Client LeanPay depuis décembre 2023, il a fait évoluer sa gestion du poste client pour améliorer sa trésorerie et sa rentabilité. Nous avons échangé avec Alan Thomas, responsable comptable, trésorerie et recouvrement, pour comprendre l’impact concret de LeanPay au sein du groupe.

Avant LeanPay

80 jours de DSO

Des relances manuelles

Temps passé aux relances : 1 semaine par mois pour 3 personnes pour 1 entité

Des process inadaptés et dysfonctionnels

Avec LeanPay

56 jours de DSO

Des relances automatiques

Temps passé aux relances : 1 jour par mois pour 4 personnes pour 4 entités

La chaîne order-to-cash optimisée en totalité

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Un poste client important qui fragilisait la rentabilité

Alan Thomas commence par nous apporter du contexte sur la situation du groupe Serpe avant l’arrivée de LeanPay.

En l’espace de quatre ans, l’entreprise a connu une forte croissance, passant de 25 à 100 millions d'euros de chiffre d’affaires grâce à plusieurs acquisitions. Cependant, cette expansion a entraîné un arrêt de la rentabilité, principalement en raison d’un endettement trop élevé et d’un poste client devenu excessif par rapport à la taille de l’entreprise. Par ailleurs, les processus en place n’étaient plus adaptés à une structure de cette envergure.

Le groupe Serpe travaille avec quatre typologies de clients, chacun ayant des délais de paiement contractuels différents :

• Grands comptes : délais de paiement de 60 jours (35 à 40 % du chiffre d'affaires)
• Secteur privé : délais de 30 à 45 jours (30 à 40 % du chiffre d'affaires)
• Collectivités : délais de 30 jours (30 % du chiffre d'affaires)
• Particuliers : acompte de 30 % puis solde en fin de chantier avec paiement immédiat (3 % du chiffre d'affaires)

Au regard de cette répartition, Alan Thomas estime que leur DSO devrait être d’environ 45 jours, mais à l’époque, il atteignait 80 jours.

Avant LeanPay, la gestion des retards de paiement était laborieuse. Une fois par mois, l’équipe de recouvrement (trois personnes) extrayait une balance âgée en PDF depuis l’outil comptable et chacun s’occupait d’une partie de la balance âgée pour relancer individuellement les débiteurs.

"Il fallait reprendre tout l’historique du compte client et effectuer les relances à la main. C’était vraiment très archaïque et compliqué" se souvient Alan Thomas.

Cette tâche mobilisait chacun d’eux pendant une semaine entière.

Avec l’augmentation du poste client, le groupe Serpe a décidé de revoir ses processus en profondeur. C’est ainsi qu’a été créé le pôle crédit client, chargé de la gestion du risque, du recouvrement et de la comptabilité client. Afin d’outiller ce service naissant, plusieurs solutions ont été comparées, et LeanPay s’est imposé.

“Nous avons été séduits par la solution, l’entreprise et ses valeurs. Ce qui a fait la différence, c’est d’avoir un outil qui évolue vite et de pouvoir participer à son amélioration. Ce n’est pas simplement une relation client/fournisseur : c’est une vraie collaboration !”, confie Alan Thomas.

Qui plus est, l’ancienne DAF de Serpe qui fait désormais partie de l’entreprise Bras Droits des Dirigeants avait également recommandé LeanPay.

Un usage complet de LeanPay pour optimiser la gestion des créances

Le groupe Serpe a changé d’ERP en passant de Sage 100 à Sage X3. Dans les deux cas, l’intégration s’est faite via un connecteur ce qui permettait d’avoir des données en temps réel dans LeanPay.

L’équipe a mis en place différents scénarios de relance adaptés à chaque typologie de clients (particuliers, grands comptes, collectivités et clients privés). L’intégration avec Chorus leur permet également de suivre précisément le statut des créances publiques.

Ils ont établi des niveaux de relance adapté au retard et au canal de communication. “Pour les premières relances, c’est par mail. Puis, on a une phase de phoning et on termine par du courrier pour les mises en demeure,” détaille-t-il.

Après cette étape, si le paiement n’a toujours pas été reçu, deux options s’offrent à eux :

• Constitution d’un dossier de recouvrement via LeanPay qu’ils envoient à leur cabinet de recouvrement
• Déclaration d’un sinistre auprès d’Allianz Trade lorsque le client est assuré.

Au sujet de la connexion entre Allianz Trade et LeanPay, l’entreprise Serpe a d’ailleurs été totalement impliquée dans le développement de cette nouvelle fonctionnalité. “On a une police d’assurance chez Allianz Trade et nous souhaitions avoir une intégration entre les deux solutions,” se souvient Alan Thomas.

Enfin, le reporting de recouvrement est très exploité, aussi bien par les opérationnels (Alan Thomas et les credit managers) que par les utilisateurs consultatifs tels que le dirigeant et le directeur financier.

Le groupe Serpe ayant plusieurs entités, le dashboard est analysé par entité mais aussi en consolidé pour le groupe.

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Un DSO réduit de 30% et une chaîne order-to-cash optimisée

L’équipe Serpe a la volonté d’exploiter pleinement le potentiel de LeanPay pour structurer et optimiser la gestion de ses créances. L’outil a mis en lumière des axes d’amélioration tout au long de la chaîne order-to-cash, comme l’explique Alan Thomas : “LeanPay nous a aidés dans le sens où l’outil nous dresse un constat de la situation financière. Il s’avère qu’il y a de nombreux dysfonctionnements sur toute la vie de la créance. Toute la chaîne est donc à revoir”.

Le premier problème identifié concerne la transmission des informations essentielles à l’équipe recouvrement. Alan Thomas souligne : “On n’est pas forcément au courant des délais de paiement spécifiques ou que le client demande à ce que les factures soient envoyées sur une plateforme ou sur une adresse mail en particulier. Il nous arrive alors de nous rendre compte qu’on n’a pas envoyé la facture au bon endroit seulement lorsqu’elle est échue”.

Pour y remédier, l’équipe a mis en place une fiche de facture client qui centralise toutes les données nécessaires, garantissant ainsi un suivi plus rigoureux et une meilleure anticipation des relances.

Le deuxième point clé concerne l’efficacité des relances. Comme expliqué précédemment, elles étaient autrefois réalisées manuellement et de façon ponctuelle. Elles sont désormais systématiques et personnalisées grâce aux scénarios définis dans LeanPay.

“Nos relances sont beaucoup plus fréquentes. On se rend compte que plus on relance un client, plus on est en tête de liste des paiements,” souligne Alan Thomas.

C’est aussi un énorme gain de temps pour tout le monde. L’équipe a quasiment divisé par 4 le temps passé à relancer ses clients. “Cela nous prenait une semaine par personne à 3 et uniquement pour l’entreprise Serpe. Maintenant, on y passe un jour par personne à 4 pour les 4 entités !”

Grâce à cette restructuration des processus et à une relance plus proactive, le DSO a chuté de 24 jours, passant de 80 à 56 jours !

Un résultat remarquable que le groupe Serpe compte encore améliorer pour tendre vers les 45 jours cibles, renforçant ainsi sa trésorerie. D’autant plus que cette transformation était cruciale pour la survie du groupe, comme l’admet Alan Thomas : “Si on n’avait pas mis en place LeanPay et structuré tous les process, très honnêtement, on ne serait pas en mesure de poursuivre l’activité. Cela aurait mis fin à tout ce que le groupe Serpe a fait”.

Les prochaines étapes ? Instaurer durablement une culture cash à tous les niveaux de l’entreprise. Un défi de taille, selon Alan Thomas : “On a commencé à initier ce changement. Cela prend beaucoup de temps et ce n’est pas aussi simple qu’on le voudrait. Il faut changer de culture auprès d’une centaine d’interlocuteurs [les collaborateurs en agence NDLR] et c’est compliqué !”